11 időgazdálkodási tipp
Önök is úgy érzik, hogy manapság jóval kevesebb idejük van, mint korábban volt?! Ennek több oka is lehetséges, de egyvalami bizonyos: a fokozott verseny arra kényszeríti a dolgozókat, hogy több feladatot végezzenek el, kevesebb idő alatt.
A fenti helyzet eredményeképp jött divatba az időgazdálkodás fogalma. Azt pedig egyértelmű bizonyítékok támasztják alá, hogy e tevékenységnek pozitív ereje van: egy 2007-es felmérés bebizonyította, hogy az időmenedzsment technikák alkalmazása pozitív összefüggésben van az idő észlelt kontrollálásával, a munkahelyi sikerélményekkel és az egészséggel. Ezzel egyidőben negatív korrelációban állnak a stressz-el.
A termelékenység és a dolgozók megfelelő érzetének védelmezője a nagyobb szervezetekben a HR osztály, a kisebb cégeknél maguk a cégvezetők, ezért érdemes elsőként nekik elsajátítani és alkalmazni a megfelelő időgazdálkodási technikákat. Összegyűjtöttünk 11 technikát és ötletet, amelyet érdemes megfontolni és továbbadni a dolgozóknak annak érdekében, hogy változásokat érjünk el szervezetünkön belül.
- Tartsa nyilván írásban, miként tölti el az idejét:
a dolgozóknak ezt legalább három napig, de inkább néhány héten át, következetesen kellene végezniük, hogy a legjobb kimutatás készülhessen. Ez megmutatná számukra, hol megy el több idő a kelleténél, és milyen eredményt értek el idő közben. FRANK D. AQUILA 1992-ben megjelent kiadványában azt mondja, ez a módszer abban is segít a dolgozóknak, hogy felismerjék, mennyi időt vesztegetnek el olyan cégen belüli zavaró tényezők miatt, mint az önbizalomhiány, vagy a kompetencia illetve a megfelelő munkavégzésre való törekvés hiánya miatt.
- Hasznosítsa a Pareto-elvet:
azaz a másnéven 80–20 szabály, amely kimondja, hogy számos jelenség esetén a következmények 80%-a az okok mindössze 20%-ára vezethető vissza. Mindez egy jó viszonyítás, amelyre alapozhatunk, amennyiben már vezetünk időgazdálkodási naplót. Mit teszünk, ami egyértelműen eredményeket hoz? Mit teszünk, ami hoz ugyan eredményt, de nem eléggé hatékony és talán nem érdemes csinálni?
- A tervezés jótékony hatással van ránk:
Macan kutatása kimutatta, hogy az idő megtervezése pozitív korrelációban van az idő tudatos kontrollálásával – az idő tudatos kontrollálása pedig kritikus mértékben befolyásolja az időgazdálkodásunkat. Tehát önmagában is jó dolog átgondolni, miként tervezzük eltölteni a napunkat és átgondolni, hogy miként lehetünk hatékonyabbak.
- Feladatainkat állítsuk össze hosszú távú célokká:
a projektekhez kapcsolódó célok helyett Schippers és Hogenes azt javasolják: minden tevékenységünket csoportosítsuk aszerint, hogy mi a végső célja, és alkossunk belőlük hosszútávú célokat, mint például a kutatás, fejlesztés, munkaerő fejlesztés, új piac szerzése – és győződjünk meg róla, hogy minden, amit teszünk ezen célok egyikének elérését szolgálja.
- Használjunk egy megfelelő eszközt feladataink és céljaink nyomon követésére:
vannak, akik valamilyen alkalmazást részesítenek előnyben, mint például a Wunderlist (www.wunderlist.com) vagy a Todoist (www.todoist.com), míg mások egyszerűen tennivaló listát készítenek (egy jegyzettömbben, vagy a Bullet Journal-ban https:// bulletjournal.com/). A legfontosabb mindezen tevékenységekben, hogy megértsük: a feladatok és célok nyomon követése nem csak elérésükben segít bennünket, de le is veszi a felesleges gondolkodás terhét vállunkról.
- Igazítsuk időnket céljainkhoz, ne pedig feladatainkhoz:
amikor egy emailt kapunk, tegyük be az egyik, célokat tartalmazó mappánkba – ahogy azt fent részleteztük. Amikor aztán az adott témára koncentrálunk, együttesen dolgozhatjuk fel az adott témában érkezett emaileket. Ezzel megelőzhetjük, hogy a multitasking, azaz az egyszerre több feladat elvégzésének csapdájába essünk, ami miatt egyrészt kevésbé produktívvá válunk, másrészt kiégéshez vezethet.
- Használjunk olyan módszert, amellyel részekre daraboljuk a rendelkezésünkre álló időt:
E téren a Pomodoro-módszer a legismertebb, melynek lényege, hogy tanulás/munka közben csak egyetlen egy dologra koncentrálsz, szünetet tartasz, majd utána visszatérsz a tevékenységedhez úgy, hogy egyéb irányba nem osztod meg a figyelmedet. A módszer a paradicsom alakú konyhai időmérőről kapta a nevét – időgazdálkodási és hatékonysági technika lévén – a titok a kimért időben rejlik. Na de mennyi ideig tud hatékonyan csak egy dologra koncentrálni az ember szünet nélkül? – kb. 25 percig tud az agy egyfolytában koncentrálni. Egy másik módszer a Getting Things Done (GTD). A GTD módszer szerint akkor tudunk a leghatékonyabbak lenni, ha minden energiánkat, figyelmünket egy adott dologra tudjuk összpontosítani. Ehhez viszont meg kell szabadítani agyunkat a felesleges leterheltségtől.
- Válasszunk egy megfelelő helyet, ahol a legjobban tudunk koncentrálni:
a munkahelyünkön négy fontos feladatot kell elvégeznünk – kommunikálni, koncentrálni, együttműködni, tervezni. Kevésbé leszünk hatékonyak akkor, ha a koncentrálásra kiválasztott helyünk az iroda leghangosabb része. Persze külön feladat, hogy ki tudjuk alakítani a számunkra szükséges nyugalmas környezetet.
- Tanuljuk meg, hogy a fontos dolgoknak kiemelt figyelmet tudjunk szentelni:
a modern munkakörnyezetben számos dolog tűnik fontosnak, ami valójában nem az – erre az email a legjobb példa. Ahhoz azonban, hogy hatékonyan kezeljük az időnket, pontosan meg kell határoznunk a céljainkat és azon feladatokat, amik elvégzése szükséges elérésükhöz, majd ezt követően rangsoroljuk ezeket a feladatokat fontosságuk és sürgősségük szerint – így fel is ismerjük, mely feladatok azok, amelyek sürgősnek és fontosnak tűnnek, de valójában nem azok.
- Fejlesszük a koncentrációnkat:
A siker két dologra vezethető vissza: a hatékonyságra (hogy a megfelelő dolgokat tesszük) és az eredményességre (megfelelően végezzük-e feladatainkat). A tervezés, a célok felállítása és a feladat menedzsment mind segítik hatékonyságunkat. De ha nem tudjuk elérni a flow-élményt (A flow-élmény az elme működésének egy olyan állapota, melynek során az ember teljesen elmerül abban, amit éppen csinál, amitől örömmel töltődik fel, abban teljesen feloldódik, minden más eltörpül mellette, bármi áron folytatni törekszik. Ezt, vagyis a pozitív filozófia fogalmát először Csíkszentmihályi Mihály fogalmazta meg, és azóta a szakterületen kívül is számos helyen hivatkozzák.) és a fókuszált állapotot, szenvedni fogunk, hogy eredményesek is legyünk. A tudatos jelenlét és az energia menedzsment segíthet abban, hogy fejlesszük fókuszunkat.
- Gondoljuk újra az egyes személyekkel kapcsolatos elvárásainkat:
az időgazdálkodási módszerek nagyon hasznosak, de olyan környezeti tényezők, mint a kollégák velünk szemben állított elvárásai, olyan nyomást helyeznek ránk, amit nehéz leküzdeni. A munkák legnagyobb része manapság olyannyira függ a kollégákkal kialakított kapcsolatoktól, hogy a csapaton belüli elvárások újragondolása hiányában egyszerűen nem leszünk képesek kontrollálni a saját időnket. Ehhez pedig el kell végeznünk a szükséges tréningeket.
Sign