11 időgazdálkodási tipp

Önök is úgy érzik, hogy manapság jóval kevesebb idejük van, mint korábban volt?! Ennek több oka is lehetséges, de egyvala­mi bizonyos: a fokozott verseny arra kényszeríti a dolgozókat, hogy több feladatot végezzenek el, kevesebb idő alatt.

A fenti helyzet eredményeképp jött divatba az időgazdálko­dás fogalma. Azt pedig egy­értelmű bizonyítékok támasztják alá, hogy e tevékenységnek pozitív ereje van: egy 2007-es felmérés be­bizonyította, hogy az időmenedzs­ment technikák alkalmazása pozitív összefüggésben van az idő észlelt kontrollálásával, a munkahelyi siker­élményekkel és az egészséggel. Ez­zel egyidőben negatív korrelációban állnak a stressz-el.

A termelékenység és a dolgozók meg­felelő érzetének védelmezője a na­gyobb szervezetekben a HR osztály, a kisebb cégeknél maguk a cégvezetők, ezért érdemes elsőként nekik elsajátí­tani és alkalmazni a megfelelő időgaz­dálkodási technikákat. Összegyűjtöt­tünk 11 technikát és ötletet, amelyet érdemes megfontolni és továbbad­ni a dolgozóknak annak érdekében, hogy változásokat érjünk el szerveze­tünkön belül.

1. Tartsa nyilván írásban, miként tölti el az idejét:

a dolgozóknak ezt legalább három napig, de inkább néhány héten át, következetesen kellene végezniük, hogy a legjobb kimutatás készülhes­sen. Ez megmutatná számukra, hol megy el több idő a kelleténél, és mi­lyen eredményt értek el idő közben. FRANK D. AQUILA 1992-ben megje­lent kiadványában azt mondja, ez a módszer abban is segít a dolgozók­nak, hogy felismerjék, mennyi időt vesztegetnek el olyan cégen belüli zavaró tényezők miatt, mint az önbi­zalomhiány, vagy a kompetencia illet­ve a megfelelő munkavégzésre való törekvés hiánya miatt.

2. Hasznosítsa a Pareto-elvet:

azaz a másnéven 80–20 szabály, amely kimondja, hogy számos je­lenség esetén a következmények 80%-a az okok mindössze 20%-ára vezethető vissza. Mindez egy jó vi­szonyítás, amelyre alapozhatunk, amennyiben már vezetünk időgaz­dálkodási naplót. Mit teszünk, ami egyértelműen eredményeket hoz? Mit teszünk, ami hoz ugyan ered­ményt, de nem eléggé hatékony és talán nem érdemes csinálni?

3. A tervezés jótékony hatással van ránk:

Macan kutatása kimutatta, hogy az idő megtervezése pozitív korreláci­óban van az idő tudatos kontrollálá­sával – az idő tudatos kontrollálása pedig kritikus mértékben befolyá­solja az időgazdálkodásunkat. Tehát önmagában is jó dolog átgondolni, miként tervezzük eltölteni a napun­kat és átgondolni, hogy miként le­hetünk hatékonyabbak.

4. Feladatainkat állítsuk össze hosszú távú célokká:

a projektekhez kapcsolódó célok helyett Schippers és Hogenes azt javasolják: minden tevékenységün­ket csoportosítsuk aszerint, hogy mi a végső célja, és alkossunk belőlük hosszútávú célokat, mint például a kutatás, fejlesztés, munkaerő fejlesz­tés, új piac szerzése – és győződjünk meg róla, hogy minden, amit te­szünk ezen célok egyikének elérését szolgálja.

5. Használjunk egy megfelelő esz­közt feladataink és céljaink nyo­mon követésére:

vannak, akik valamilyen alkalmazást részesítenek előnyben, mint például a Wunderlist (www.wunderlist.com) vagy a Todoist (www.todoist.com), míg mások egyszerűen tennivaló lis­tát készítenek (egy jegyzettömbben, vagy a Bullet Journal-ban https:// bulletjournal.com/). A legfontosabb mindezen tevékenységekben, hogy megértsük: a feladatok és célok nyo­mon követése nem csak elérésükben segít bennünket, de le is veszi a feles­leges gondolkodás terhét vállunkról.

6. Igazítsuk időnket céljainkhoz, ne pedig feladatainkhoz:

amikor egy emailt kapunk, tegyük be az egyik, célokat tartalmazó map­pánkba – ahogy azt fent részletez­tük. Amikor aztán az adott témára koncentrálunk, együttesen dolgoz­hatjuk fel az adott témában érke­zett emaileket. Ezzel megelőzhetjük, hogy a multitasking, azaz az egyszer­re több feladat elvégzésének csapdá­jába essünk, ami miatt egyrészt ke­vésbé produktívvá válunk, másrészt kiégéshez vezethet.

7. Használjunk olyan módszert, amellyel részekre daraboljuk a rendelkezésünkre álló időt:

E téren a Pomodoro-módszer a leg­ismertebb, melynek lényege, hogy tanulás/munka közben csak egyet­len egy dologra koncentrálsz, szü­netet tartasz, majd utána vissza­térsz a tevékenységedhez úgy, hogy egyéb irányba nem osztod meg a figyelmedet. A módszer a paradi­csom alakú konyhai időmérőről kap­ta a nevét – időgazdálkodási és haté­konysági technika lévén – a titok a kimért időben rejlik. Na de mennyi ideig tud hatékonyan csak egy do­logra koncentrálni az ember szünet nélkül? – kb. 25 percig tud az agy egyfolytában koncentrálni. Egy má­sik módszer a Getting Things Done (GTD). A GTD módszer szerint akkor tudunk a leghatékonyabbak lenni, ha minden energiánkat, figyelmün­ket egy adott dologra tudjuk össz­pontosítani. Ehhez viszont meg kell szabadítani agyunkat a felesleges leterheltségtől.

8. Válasszunk egy megfelelő helyet, ahol a legjobban tudunk koncentrálni:

a munkahelyünkön négy fontos fel­adatot kell elvégeznünk – kommuni­kálni, koncentrálni, együttműködni, tervezni. Kevésbé leszünk hatékonyak akkor, ha a koncentrálásra kiválasz­tott helyünk az iroda leghangosabb része. Persze külön feladat, hogy ki tudjuk alakítani a számunkra szüksé­ges nyugalmas környezetet.

9. Tanuljuk meg, hogy a fontos dolgoknak kiemelt figyelmet tud­junk szentelni:

a modern munkakörnyezetben szá­mos dolog tűnik fontosnak, ami va­lójában nem az – erre az email a leg­jobb példa. Ahhoz azonban, hogy hatékonyan kezeljük az időnket, pontosan meg kell határoznunk a céljainkat és azon feladatokat, amik elvégzése szükséges elérésükhöz, majd ezt követően rangsoroljuk eze­ket a feladatokat fontosságuk és sür­gősségük szerint – így fel is ismerjük, mely feladatok azok, amelyek sür­gősnek és fontosnak tűnnek, de va­lójában nem azok.

10. Fejlesszük a koncentrációnkat:

A siker két dologra vezethető vissza: a hatékonyságra (hogy a megfelelő dol­gokat tesszük) és az eredményesség­re (megfelelően végezzük-e feladata­inkat). A tervezés, a célok felállítása és a feladat menedzsment mind segítik hatékonyságunkat. De ha nem tudjuk elérni a flow-élményt (A flow-élmény az elme működésének egy olyan álla­pota, melynek során az ember telje­sen elmerül abban, amit éppen csinál, amitől örömmel töltődik fel, abban teljesen feloldódik, minden más el­törpül mellette, bármi áron folytatni törekszik. Ezt, vagyis a pozitív filozó­fia fogalmát először Csíkszentmihályi Mihály fogalmazta meg, és azóta a szakterületen kívül is számos helyen hivatkozzák.) és a fókuszált állapotot, szenvedni fogunk, hogy eredménye­sek is legyünk. A tudatos jelenlét és az energia menedzsment segíthet ab­ban, hogy fejlesszük fókuszunkat.

11. Gondoljuk újra az egyes szemé­lyekkel kapcsolatos elvárásainkat:

az időgazdálkodási módszerek na­gyon hasznosak, de olyan környeze­ti tényezők, mint a kollégák velünk szemben állított elvárásai, olyan nyomást helyeznek ránk, amit nehéz leküzdeni. A munkák legnagyobb része manapság olyannyira függ a kollégákkal kialakított kapcsolatok­tól, hogy a csapaton belüli elvárások újragondolása hiányában egyszerű­en nem leszünk képesek kontrollálni a saját időnket. Ehhez pedig el kell végeznünk a szükséges tréningeket.

Sign